Guichet d’entreprise :
Un passage obligatoire pour les entrepreneurs
Tout ce qu'il faut savoir pour sur les guichets d'entreprise
Qu'est-ce qu'un guichet d'entreprise ?
Un guichet d’entreprise est une entité agréée par l’État belge, qui a pour mission de guider les entrepreneurs dans leurs démarches administratives à l’occasion de la création et de la gestion de leur entreprise. Il facilite les relations et les interactions avec les autorités publiques en simplifiant les formalités obligatoires.
Les guichets d’entreprise sont destinés :
- Aux indépendants souhaitant immatriculer leur activité.
- Aux sociétés (SRL, SA, etc.) ayant besoin d’un numéro d’entreprise et de conseils administratifs.
- Aux entrepreneurs qui doivent effectuer des démarches spécifiques (affiliations sociales, obtention d’autorisations, etc.).
Que vous soyez indépendant ou que vous créiez une société, le guichet d’entreprise est votre premier interlocuteur pour accomplir ces démarches essentielles.
À qui s’adressent les guichets d’entreprise ?
Les missions des guichets d’entreprise : un accompagnement essentiel
Les guichets d’entreprises agréés assurent différentes formalités administratives obligatoires. Ils permettent de centraliser et de simplifier les démarches nécessaires pour la création et la gestion d’une entreprise. Leurs missions principales incluent :
- Vérification des conditions légales : détention des compétences professionnelles obligatoire, respect des conditions d’accès à la profession, possession des autorisations spécifiques, etc.
- Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) : base de données centrale qui attribue un numéro unique d’identification à votre entreprise.
- Réalisation de formalités administratives : effectuer des démarches telles que l’identification à la TVA ou à l’ONSS.
- Obtention d’autorisations spécifiques : aide à l’obtention de permis ou agréments requis pour certaines activités (permis d’environnement, agrément HORECA, licence de transport, etc.).
- Affiliation aux caisses d’assurances sociales : inscription des indépendants pour le paiement des cotisations sociales.
- Démarches liées à la protection du statut d’indépendant : informations sur les cotisations, la couverture sociale et les aides disponibles.
- Modifications des données d’entreprise : mise à jour du siège social, de l’activité ou des représentants légaux.
- Radiation d’une entreprise : accompagnement pour fermer officiellement une entreprise et accomplir les formalités nécessaires.
- Choix et enregistrement du code NACE : code essentiel qui détermine vos obligations fiscales, sociales et administratives.
Plus d’infos sur le code NACE ici :
Lors de la création de votre entreprise, l’un des premiers choix à faire est l’attribution du code NACE, qui définit officiellement votre activité. Ce choix n’est pas anodin : il détermine vos obligations fiscales, sociales et administratives. Une erreur pourrait vous soumettre à des réglementations inadaptées ou vous priver d’aides spécifiques. Heureusement, les guichets d’entreprise vous accompagnent pour choisir le code le plus pertinent en fonction de votre projet et s’assurer que votre activité est bien enregistrée dans la Banque-Carrefour des Entreprises.
Mission réservées aux notaires
Les guichets d’entreprises couvrent beaucoup de missions, cependant, certaines missions sont exclusivement réservées aux notaires et ne peuvent pas être effectuées par des guichets d’entreprise, notamment :
- La constitution de certaines formes juridiques d’entreprises : comme les sociétés anonymes (SA) et les sociétés à responsabilité limitée (SRL), qui nécessitent un acte notarié.
- La modification des statuts de ces sociétés : telle que l’augmentation ou la réduction du capital social.
Liste des guichets d'entreprise agréés
À ce jour, huit guichets d’entreprise agréés par l’État belge sont à votre disposition :
| Nom du guichet | Adresse | Téléphone | Site web |
|---|---|---|---|
| Acerta | Buro & Design Center, Esplanade du Heysel BP 65 – 1020 Bruxelles | +32 2 788 12 11 | www.acerta.be |
| Xerius | Rue Vésale 31 – 1000 Bruxelles | +32 78 05 90 00 | www.xerius.be |
| Eunomia | Rue Colonel Bourg 113 – 1140 Bruxelles | +32 2 511 51 11 | www.eunomia.be |
| Group S | Rue des Ursulines 2 – 1000 Bruxelles | +32 2 506 66 11 | www.groups.be |
| Securex | Avenue de Tervueren 43 – 1040 Bruxelles | +32 2 729 90 00 | www.securex.be |
| Partena | Rue Ravenstein 36 – 1000 Bruxelles | +32 2 549 79 20 | www.partena-professional.be |
| Liantis | Quai de Willebroeck 37 – 1000 Bruxelles | +32 2 422 51 11 | www.liantis.be |
| UCM | Chaussée de Marche 637 – 5100 Wierde | +32 81 32 08 50 | www.ucm.be |
Evolution du cadre légal relatif aux formalités pour les entreprises
D’ailleurs, saviez-vous comment les entreprises s’enregistraient avant l’apparition des guichets d’entreprise ?
Avant 2003, les chambres de commerce jouaient un rôle essentiel dans l’enregistrement des entreprises et de certaines formalités administratives. Toutefois, leur fonctionnement était parfois perçu comme complexe et fragmenté, avec des différences selon les régions et les types d’activités.
Pour simplifier les choses et centraliser les démarches administratives, la Belgique a instauré des guichets d’entreprises agréés à partir du 1er juillet 2003, remplaçant ainsi les chambres de commerce.
Quels documents préparer pour votre rendez-vous au guichet d’entreprise ?
Présentiel ou en ligne ?
Cette procédure se déroule principalement en présentiel, car certains documents originaux doivent être vérifiés directement par le guichet d’entreprise. Cependant, certaines démarches préliminaires ou mises à jour peuvent être effectuées en ligne via les plateformes des guichets agréés.
Si vous avez un rendez-vous prochainement avec un guichet d’entreprises pour réaliser vos formalités administratives, il est conseillé de préparer à l’avance les documents nécessaires afin de faciliter et accélérer la procédure. Voici ce que vous devriez emporter avec vous :
- Votre carte d’identité
- Les statuts de votre société : portant le cachet du greffe du Tribunal de l’entreprise, si vous avez créé une société.
- Les justificatifs de compétences : si vous souhaitez exercer une activité commerciale. Il peut s’agir d’un diplôme ou, en cas de validation par expérience professionnelle, d’une attestation de votre employeur accompagnée des documents sociaux prouvant votre parcours.
- Documents relatifs à un préposé : si vous déléguez la gestion ou la compétence professionnelle à une autre personne. Vous devrez fournir les mêmes pièces justificatives, ainsi qu’une preuve de votre lien avec ce préposé.
- Votre contrat de travail ou votre dernière fiche de paie : si vous combinez votre activité indépendante avec un emploi salarié (contrat datant de moins de trois mois).
