Modèle et procédure pour relancer une facture impayée

Lorsqu’une facture reste impayée en Belgique, il est crucial de distinguer si le débiteur est une entreprise (B2B) ou un particulier (B2C). En B2B, la loi impose des pénalités automatiques, tandis qu’en B2C, elles doivent être prévues dans les CGV et nécessitent une mise en demeure. Découvrez les étapes clés, modèles de relance et clauses légales adaptées.

S'il s'agit d'un client en société

Modèle de lettre de relance impayé société

Les étapes et délais à respecter pour la relance d’une facture impayée

Rappel amical (5 à 7 jours après l’échéance)
- Envoi d’un e-mail ou courrier simple rappelant l’impayé.
- Vérification avec le client que la facture a bien été reçue et qu’aucune contestation n’existe.
Première relance officielle (10 à 15 jours après l’échéance)
- Courrier ou e-mail formel rappelant l’obligation de paiement et mentionnant les intérêts de retard et indemnités forfaitaires qui s’appliquent de plein droit.
Mise en demeure (30 jours après l’échéance)
- Lettre recommandée, qui doit être envoyé au siège social de la société, rappelant :
  - Les intérêts légaux dus à compter du jour suivant l’échéance.
  - L’indemnité forfaitaire de 40 €, à laquelle s’ajoutent les éventuels autres frais de recouvrement.
Procédure de recouvrement (45 jours et plus après l’échéance)
- Transmission du dossier à un service de recouvrement ou à un avocat.
- En cas d’échec, procédure judiciaire via le tribunal de l’entreprise.

Proposition de clause à insérer dans les Conditions générales

Toute facture non payée à son échéance entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’application d’un intérêt de retard au taux légal en vigueur, calculé à compter du jour suivant l’échéance, conformément à la loi du 14 août 2021. Une indemnité forfaitaire de 40 € est également due pour frais de recouvrement.

Si les frais de recouvrement réels engagés dépassent ce montant forfaitaire, le créancier a également droit à une indemnisation raisonnable pour couvrir ces coûts, y compris les éventuelles indemnités de procédure prévues par le Code judiciaire belge.

En cas de non-paiement après mise en demeure, le dossier pourra être confié à un cabinet de recouvrement ou un avocat, entraînant des frais supplémentaires à charge du débiteur.

Explication de la loi du 14 août 2021

Cette loi modifie la loi du 2 août 2002 sur la lutte contre les retards de paiement et distingue désormais deux types de transactions commerciales :
1️⃣ Entre entreprises privées :
✅ Le délai légal de paiement par défaut est de 30 jours civils.
✅ Un délai supérieur peut être convenu contractuellement, mais ne doit pas constituer un abus manifeste envers le créancier.

2️⃣ Entre une entreprise et un pouvoir public :
✅ Délai de paiement par défaut : 30 jours civils.
✅ Possibilité de prolonger jusqu’à 60 jours civils maximum si les parties en conviennent.

📌 Principaux changements apportés par la loi :

📅 Le point de départ du délai de paiement est désormais la réception de la facture ou la réception des marchandises/prestation de services (si la facture est antérieure).
⏳ Les intérêts de retard s’appliquent automatiquement dès le lendemain de l’échéance, sans nécessité de mise en demeure.
💶 Une indemnité forfaitaire de 40 € est due de plein droit pour frais de recouvrement.
📜 Possibilité d’une indemnisation supplémentaire si les frais réels de recouvrement dépassent ce forfait.

S'il s'agit d'un client particulier

Lorsqu’une entreprise facture un particulier, la loi du 14 août 2021 ne s’applique pas directement. En effet, cette loi concerne les transactions commerciales (B2B et entreprises-pouvoirs publics) et non les transactions B2C (Business to Consumer).

Toutefois, les entreprises ont le droit d’appliquer des pénalités de retard et des frais de recouvrement envers les particuliers, à condition que ces éléments soient clairement indiqués dans leurs Conditions Générales de Vente (CGV) et sur la facture.

Modèle de lettre de relance d'une facture impayée (client particulier B2C)

Les étapes et délais pour la relance d’une facture impayée (B2C, Belgique)

1️⃣ Rappel amiable (5 à 7 jours après l’échéance)

📧 Envoi d’un e-mail ou d’un courrier simple rappelant au client que la facture est arrivée à échéance.
🔍 Vérification avec le client qu’il a bien reçu la facture et qu’aucune contestation n’existe.

2️⃣ Première relance officielle (10 à 15 jours après l’échéance)

📜 Courrier recommandé ou e-mail formel indiquant que la facture est toujours impayée.
📌 Mention des frais de retard et indemnités applicables (si indiqués dans les CGV).

3️⃣ Mise en demeure (30 jours après l’échéance)

📩 Lettre recommandée avec accusé de réception.
🔹 Ultime rappel avant transmission à un service de recouvrement ou action en justice.

4️⃣ Recouvrement et actions judiciaires (45 jours et plus)

⚖️ Dossier transmis à un service de recouvrement ou à un avocat.
🏛 Possibilité d’une procédure judiciaire devant le juge de paix, notamment si le montant est inférieur à 5 000 €.

Proposition de clause à insérer dans les Conditions générales et sur vos factures

Toute facture non payée à son échéance entraîne, après une première relance, l’application d’un intérêt de retard de [X]% par mois sur le montant total dû.

En outre, si le retard de paiement dépasse 30 jours après la mise en demeure, une indemnité forfaitaire de [XX] € pourra être appliquée pour couvrir les frais administratifs et de recouvrement. En cas de non-paiement après relance, l’entreprise se réserve le droit de suspendre ses prestations et/ou de transférer le dossier à un service de recouvrement, ce qui pourrait entraîner des frais supplémentaires à charge du client.

Différences clés entre B2B et B2C en Belgique

Critères	Entreprise → Entreprise (B2B)	Entreprise → Particulier (B2C)
Loi applicable	Loi du 14 août 2021 (transactions commerciales)	Règles contractuelles (CGV) + Code de droit économique
Délai de paiement standard	30 jours (par défaut)	Défini par les CGV
Intérêts de retard	Automatiques, sans mise en demeure	Applicables seulement si mentionnés dans les CGV
Indemnité forfaitaire	Minimum 40 €, sans mise en demeure	Possible, mais doit être justifiée et annoncée dans les CGV
Mise en demeure nécessaire ?	Non	Oui, avant toute action judiciaire
Procédure judiciaire	Tribunal de l’entreprise	Juge de paix (si < 5 000 €)

Conseils pratiques pour éviter les retards de paiement

🔹 Mentionner clairement les délais de paiement sur vos factures et dans vos conditions générales de vente.
🔹 Envoyer un rappel avant l’échéance pour éviter les oublis.
🔹 Automatiser les relances avec des logiciels de facturation.
🔹 Proposer des solutions de paiement en ligne pour faciliter le règlement.